Assistant de direction transversale H/F – CDI - CMPP/CAMSP/PDAP (91)

La Fondation Olga SPITZER recrute un(e)

Assistant.e de direction transversale – H/F

CDI TEMPS PLEIN 

La Fondation Olga Spitzer recrute un·e assistant·e de direction pour ses établissements médico-sociaux : Centres médico-psycho-pédagogiques (CMPP), Centre d’action médico-sociale précoce (CAMSP) et Plateforme diagnostic autisme de proximité (PDAP).

Aux côtés de la directrice, vous contribuez au bon fonctionnement des établissements et l’assistez dans l’exercice de ses missions administratives et organisationnelles. Vous assurez également la coordination transversale des secrétariats et pilotez, en lien avec la direction et les équipes, le déploiement du logiciel d’activité.

Missions principales :

• Secrétariat de direction :
• Centraliser les informations et faciliter leur circulation entre la direction, les équipes et les fonctions supports de la Fondation,
• Contribuer à la préparation des documents et dossiers institutionnels : suivi de l’activité, qualité, SSQVCT, logistique et assurer le suivi des décisions,
• Organiser les réunions et échéances institutionnelles.

• Gestion administrative du personnel :
• Participer au suivi administratif des ressources humaines, en lien avec les interlocuteurs concernés (salariés, référents et service RH, service paie) : préparation des embauches, suivi des absences, des formations, des éléments variables etc.,
• Suivre l’annualisation,
• Rédiger des courriers, compte-rendu etc.

• Coordination des secrétariats des établissements
• Accompagner les secrétaires dans leurs missions et l’appropriation des outils,
• Faciliter la coordination administrative des parcours des enfants : accueil, gestion des dossiers et suivi des informations,
• Participer à l’harmonisation des pratiques, des procédures et des outils administratifs, en tenant compte des spécificités de chaque établissement,
• Repérer les difficultés d’organisation et proposer des améliorations à la direction,
• Contribuer à la continuité du fonctionnement des secrétariats et à la qualité de l’accueil des familles.

• Déploiement du logiciel d’activité
• Organiser les étapes du déploiement et coordonner l’harmonisation des pratiques quant à l’utilisation du logiciel : paramétrages, formalisation des consignes d’utilisation et des procédures,
• Contribuer à la fiabilité des données d’activité et à la production de tableaux de bord utiles au pilotage des établissements et à l’élaboration des rapports d’activité annuel,
• Recueillir les besoins des utilisateurs et assurer l’interface avec le COPIL,
• Suivre les difficultés rencontrées et coordonner leur résolution,
• Participer à la formation des utilisateurs et accompagner la prise en main du logiciel.

 Profil recherché :

• BTS, DUT,…
• Expérience exigée dans un poste similaire a minima 5 ans
• Une expérience en CAMSP, CMPP ou établissement médico-social constituerait également un atout
• Excellente Maîtrise des outils bureautiques ainsi que des outils collaboratifs
• Aisance avec les logiciels métiers et le suivi des données
• Bonne qualité relationnelle et capacité de travail en équipe
• Capacité à coordonner des interlocuteurs sur plusieurs sites
• Capacité d’observation, d’adaptation, d’organisation et de méthode
• Esprit d’initiative, autonomie et grande polyvalence
• Respect du secret professionnel, sens de la discrétion et de la confidentialité

Salaire & Avantages :

• Rémunération : selon l’expérience et la grille conventionnelle (CCN 66)
• Avantages : Congés trimestriels, Congés supplémentaires, Compte Epargne Temps (CET), Tickets restaurant, Mutuelle & Prévoyance, Plan de développement des compétences, Participation aux frais de transports publics (50%), œuvres sociales (CSE)

Informations complémentaires :

• Date d’arrivée : dès que possible
• Lieu de travail : Essonne
• Déplacement à prévoir dans l’ensemble des établissements
• Priorité aux personnes en situation de handicap à compétences égales

Si vous êtes intéressé(e), merci d’adresser votre candidature (lettre + CV) à l’adresse suivante :

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